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| Eines muss unbedingt beim Mail-Archiv funktionieren: doppelte oder gar mehrfach abgespeicherte E-Mails müssen automatisch erkannt und gelöscht werden. Ich brauche die E-Mails wirklich nur ein einziges Mal auf dem Server. Am liebsten wäre mir noch ein Programm, das die E-Mail-Anhänge durchforstet und beispielsweise mit Dateien vergleicht, die noch in anderen Ecken auf dem Server lagern. Ich denke da vor allem an Bilder. Das sind ja wahre KB-, oft genug sogar MB-Fresser. Da bekommt ein Kunde ein Bild von einer unserer Maschinen, und schon ist das Bild als Original und als Kopie mit dem E-Mail abgespeichert. Aber so weit wird das Programm vom Mail-Archiv wohl nicht denken können, um auch diese Duplikate durch einen einfache Link zu ersetzen. Aber ich will ja nicht zu anspruchsvoll werden. Wer weiß, was in fünf Jahren mit der IT los sein wird. Vielleicht kommt unser Staat noch auf die Idee, dass wir auch die Telefongespräche sieben Jahre aufheben müssen, wie heute die E-Mails ... | ||
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| Ein Mail-Archiv muss her. Mit einer eigenen Software, die die E-Mails verwaltet. Sie muss selbstverständlich den gesetzlichen Bestimmungen genügen. Aber auch die Möglichkeit bieten, das zu löschen, was gelöscht gehört. Damit Platz für das Wichtigste ist, und damit man das auch schnell finden kann. Ein Mail-Archiv müsste das alles können. Ich lasse mir einfach einmal ein Mail-Archiv anbieten. Dann kann ich sehen, was das kostet. Und vor allem was das künftig an Verwaltungsaufwand, an Zeit nämlich, kostet. Ich möchte nämlich nicht einen EDV-Spezialisten einstellen müssen, nur um das Mail-Archiv verwalten zu können. Das möchte ich wie bisher nebenbei erledigen. Einmal einen einmaligen Aufwand, um das Mail-Archiv zum Laufen zu bringen, und dann Ruhe haben - das schwebt mir vor. Im Detail habe ich das ja schon praktiziert, bevor ich mein Unternehmen gegründet habe. Aber da ging es beim Mail-Archiv nur um meine eigenen E-Mails. Ich hatte schon immer ein Archiv und die Mails dahin verschoben und archiviert. Aber jetzt geht es um eine größere Lösung. Da muss auch geregelt sein, wer auf welche E-Mails zugreifen kann. Das kann eine einfache Lösung sein, denn die geschäftlichen E-Mails kann eigentlich jeder lesen. Dann kann sich auch keiner herausreden, er sei nicht informiert. | ||
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| Eine Regelung für private E-Mails schafft zumindest mal eindeutige Verhältnisse. Ich will mich nicht mit dem Datenschutz auf dem Server in meiner Firma herumschlagen müssen. Was da drauf ist, das gehört der Firma, und da haben private Dinge nichts zu suchen. Jetzt muss allerdings noch geräumt werden. Da gibt es jede Menge Schrott bei den E-Mails. Doppelt und dreifach sind die manchmal im Archiv. Das will ich ändern. Ich brauche eine Lösung, die das alles übernimmt. Entweder auf dem vorhandenen Server oder auf einem separaten Server. ich brauche ohnehin mehr Platz - warum nicht die E-Mails auslagern? Das würde dicke reichen. | ||
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| Ich habe einen kleinen Betrieb, in dem natürlich auch ein Server und verschiedene PC als Clients stehen. Eigentlich geht es bei uns sehr familiär zu. Aber letzthin ist mir doch der Kragen geplatzt. Da hat jemand - Namen will ich nicht nennen - sich bei mir beschwert, dass sein Rechner besonders beim E-Mail immer so langsam wäre. Und dann habe ich mal nachgeschaut und festgestellt, woran es liegt. Jede Menge private E-Mail. Das kann es doch wohl nicht sein. Ich bin für den offenen Dialog. Ich habe dann die Mitarbeiter zusammengenommen und eine kurze Betriebsversammlung abgehalten. Betriebsrat gibt es bei uns nicht, wir kennen uns und kommen auch so zurecht. Ergebnis: jeder bekommt eine private E-Mail-Adresse und kann sie beliebig nutzen, soll das aber nur in der Pause tun. Und alle privaten E-Mails bleiben drei Monate auf dem Server und werden dann automatisch gelöscht. Wenigstens für die Zukunft sollte damit jetzt Ruhe sein. | ||
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